ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉSI SZABÁLYZAT /Verzió1.0
Dr. Varga Borbála Egyéni Ügyvéd
email: office@drvargaborbala.hu
- A SZABÁLYZAT CÉLJA
1.1 Dr. Varga Borbála Egyéni Ügyvéd (a továbbiakban: „Ügyvéd”) az ügyvédi tevékenysége során a megbízásaihoz közvetlenül kapcsolódóan papír alapú okiratok hiteles elektronikus másolatának elkészítését is végzi (a továbbiakban: „elektronikus másolatkészítés”).
1.2 Az Ügyvéd az elektronikus másolatkészítés során eredeti, papíralapú dokumentumokból elektronikus információkat állít elő digitalizálási, hitelesítési és időbélyegzési technológiával, és az így keletkezett elektronikus iratot tárolja.
1.3 Az Ügyvéd az elektronikus másolatkészítési tevékenységet az ügyvédi tevékenységről szóló 2017. évi LXXVIII. törvény (a továbbiakban: „Üttv.”) az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: „Eüsztv.”), továbbá az annak felhatalmazása alapján kiadott, az elektronikus ügyintézés részletszabályairól szóló 451/2016. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: „Korm. r.”) rendelkezései szerint, a jelen szabályzatban meghatározott módon végzi. - A SZABÁLYZAT HATÁLYA
2.1. A jelen szabályzat személyi hatálya az Ügyvédre, tárgyi hatálya pedig az elektronikus másolatkészítésre alkalmazott informatikai rendszerre vonatkozik (így különösen: számítógépek, hálózati eszközök, szkenner, nyomtató, operációs rendszer, alkalmazások, adathordozók), valamint az alkalmazott informatikai rendszer fizikai környezetére. Az elektronikus másolatkészítés az Ügyvéd székhelyén történik.
2.2. A jelen szabályzat annak kihirdetésétől (nyilvánosságra hozatal) annak visszavonásáig hatályos. - AZ ELEKTRONIKUS MÁSOLATKÉSZÍTÉS MÓDJA
3.1 Papíralapú dokumentumról történő elektronikus másolatkészítés során az Ügyvéd a papíralapú dokumentumról oldalhű elektronikus másolatot készít, megállapítja a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi vagy tartalmi megfelelését, az elektronikus másolaton elhelyezi és egyértelműen az eredeti papíralapú dokumentumhoz rendeli az alábbi metaadatokat:
- a papíralapú dokumentum fizikai méretei;
- a másolatkészítő személy elnevezése és (ha eltérő személy) a másolat képi egyezéséért felelős személy neve;
- a másolatkészítési szabályzat pontos megnevezése és verziószáma;
- az irányadó másolatkészítési szabályzat elérhetősége;
- a másolatkészítés ideje.
3.2 A fenti metaadatok elhelyezését követően az Ügyvéd – papíralapú okirat elektronikus okirati formába alakítása esetén – az elektronikus másolatot időbélyegzővel ellátott, minősített elektronikus aláírásával látja el, amellyel az Üttv. 46. § (3) bekezdése alapján tanúsítja, hogy az elektronikus okirat a papíralapú okirattal az időbélyegzőben megjelölt időpontban mindenben megegyezett. Egyébként az Ügyvéd a papíralapú dokumentum elektronikus másolatát külön hitelesítési záradékkal látja el, amely hitelesítési záradék a következőt tartalmazza: „Az eredeti papíralapú dokumentummal egyező”. Ezen külön hitelesítési záradék az Üttv. 46. (3) bek. szerinti tanúsítás érvényességét, hatályát nem érinti. A hitelesítési záradékkal ellátott dokumentumot az Ügyvéd időbélyegzővel ellátott, minősített elektronikus aláírásával látja el.
3.3 Az Ügyvéd az általa ellenjegyzett papíralapú okirat elektronikus formába való alakítása során az elektronikus okiratot is ellenjegyzi az Üttv. 43. § (3) bekezdésében foglaltak szerint.
3.4 Az Ügyvéd az elektronikus okiratot – ha a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg – a másolatkészítéstől számított tíz évig megőrzi.
3.5 Az Ügyvéd az általa ellenjegyzett, elektronikus formába alakított papíralapú okiratot, – ha a felek ennél hosszabb ideig történő őrzésben nem egyeztek meg – az átalakítástól számított öt évig megőrzi.
- MŰSZAKI ÉS EGYÉB FELTÉTELEK
4.1 Az elektronikus másolat készítése a papír alapú dokumentumok szkennelésével történik irodai kapacitású és megbízható szkenner alkalmazásával legalább 200 dpi felbontással, fekete-fehér vagy szürkeárnyalatos kivitelben. A másolatkészítés során a dokumentumok oldalanként szkennelésre kerülnek, kivéve a teljesen üres (sem képi sem szöveges információt nem tartalmazó) oldalakat. A szkennelés eredménye PDF formátumú állományba kerül.
4.2 A szkennelést követően a másolatkészítés további lépései a Microsec Kft. E-szignó programja alkalmazásával történnek.
4.3 A másolatkészítés során csak olyan másolat készül, mely a papír alapú dokumentum egészét tartalmazza; nem készül sem részleges másolat, sem elektronikus kivonat.
4.4. A másolatkészítés csak abban az esetben sikeres, ha a papíralapú dokumentum és az elektronikus másolat képi megfelelése megállapítható, vagyis egyaránt biztosított a papíralapú dokumentum tartalmi és formai elemeinek megismerhetősége. A képi megfelelés minden esetben egyedileg és oldalanként kerül ellenőrzésre; automatikus másolatkészítésre nem kerül sor.
4.5. Képi megfelelést biztosító sikeres másolatkészítés után az Ügyvéd a Microsec Kft. E-szignó programjának alkalmazásával látja el az elektronikus dokumentumot metaadatokkal, illetőleg – külön hitelesítési záradék alkalmazása esetén – hitelesítési záradékkal.
4.6. Az Ügyvéd az egyes elektronikus másolatokat (okiratokat) külön-külön, vagy pedig az elektronikus okiratokat tartalmazó e-aktát egységesen látja el elektronikus aláírással; utóbbi esetben az elektronikus másolatokat tartalmazó e-akta a továbbiakban csak egységesen kezelhető és az abban található elektronikus dokumentumok csak egységesen minősülnek hiteles elektronikus másolatnak (okiratnak).
4.7 Az Ügyvéd az elektronikus másolatkészítés során olyan elektronikus aláírást alkalmaz, amely időbélyegzővel is el van látva.
Hatályos: 2020. november 05. napjától